Anwendungsrationalisierung

Schritt-für-Schritt-Framework für die Beherrschung der Anwendungsrationalisierung

Apptio Solution 1 - Anwendungsrationalisierung - Apptio

Was ist Anwendungsrationalisierung?

Die Rationalisierung von Anwendungen ist der Prozess der Katalogisierung und Eliminierung doppelter Softwareanwendungen, die im gesamten Unternehmen verwendet werden. Dies ermöglicht es IT-Abteilungen, die Effizienz zu verbessern, komplexe Portfolios zu vereinfachen und die Gesamtbetriebskosten (TCO) für ihr Anwendungsportfolio zu senken.

Mit dem richtigen Framework können Unternehmen Initiativen zur Anwendungsrationalisierung durchführen, ohne dass sich einzelne Abteilungen angegriffen fühlen. Faktenbasierte Gespräche werden subjektive Argumente ersetzen und Ihre Initiativen zur Anwendungsrationalisierung werden bessere Ergebnisse erzielen, was eine bessere Kontrolle über die Ausbreitung von Anwendungen ermöglicht und Mittel für Innovationen freisetzt.

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit dem Aufbau eines robusten Frameworks für eine erfolgreiche Initiative zur IT-Anwendungsrationaliserung.

Warum ist eine Anwendungsrationalisierung erforderlich?

Trotz der Bemühungen des Unternehmens, die Ausgaben zu kontrollieren und das Netzwerk zu sichern, scheint der Kampf für IT-Organisationen endlos.

Schatten-IT und isolierte Einkaufsgewohnheiten führen zu nicht autorisierten und redundanten Anwendungen, die außerhalb der Kontrolle der IT-Organisation vorhanden sind.

M&A-Aktivitäten fügen Anwendungen und Services eines neu erworbenen Unternehmens hinzu, von denen viele sich mit den bereits vorhandenen überschneiden oder parallel verlaufen.

Die schiere Komplexität und Ausbreitung kann auch die Transparenz einschränken, sodass es schwierig ist, zu erkennen, wo Duplizierungen in einem umfangreichen Anwendungsportfolio auftreten.

Probleme durch frühere Versuche, Apps zu rationalisieren und Kosten zu senken, können dazu führen, dass Menschen zögerlich sind, weitere Optimierungsprogramme einzuführen.

Komplizierte Berechnungen der Gesamtbetriebskosten können es schwierig machen, Akzeptanz zu gewinnen, und sie können zu Unsicherheiten über die Kostenauswirkungen einer Außerbetriebnahme oder Beibehaltung einer App führen.

Zombie-Apps sind Anwendungen, die einfach weiter ausgeführt werden, weil die Außerbetriebnahmen nie vollständig ausgeführt oder erfolgreich abgeschlossen wurde.

Die größten Herausforderungen für den Erfolg der Anwendungsrationalisierung:​

Mangelndes Engagement

Nicht eingebundene Partner in den Geschäftsbereichen können Initiativen zur Anwendungsrationalisierung torpedieren. Der Schlüssel zur Verbindlichkeit ist ein faktenbasierter Dialog über die Gesamtbetriebskosten (TCO) Ihrer Anwendungen. Es ist jedoch schwierig, basierend auf dieser Zahl einen Konsens zu erzielen. Wenn Ihre Prämissen zu simpel sind, werden sie von den Geschäftsbereichen abgelehnt. Wenn sie zu kompliziert sind, wird die Genauigkeit der Zahlen durch die Bemühung, sie in einen Zusammenhang zu bringen, eingeschränkt. Die richtige Balance zwischen den beiden stärkt die Verbindlichkeit.

Die Stakeholder des Unternehmens und die Leiter der Infrastruktur und des Betriebs (I&O) wissen wahrscheinlich bereits, dass es in wichtigen Bereichen ihres Portfolios Probleme gibt, da ältere Anwendungen, die auf Legacy-Systemen ausgeführt werden, die Innovation durch das Horten von Entwicklungsressourcen belasten. Fangen Sie dort an. Eine Initiative für die Gesamtbetriebskosten der Anwendungen muss nicht erschöpfend sein, um die Verbindlichkeit zu stärken, sondern muss Bereiche ansprechen, die bereits als Problem gekennzeichnet sind.

Umfangreiche Anwendungsportfolios

Umfangreiche Anwendungsportfolios bringen Redundanzen mit sich und verhindern Ausgaben für Innovationen durch Kosten für ältere Anwendungen. Die einfache Reduzierung der Anzahl von Apps ist ein Gewinn, weil Ausreißer von Nutzung und Investitionen in einem reduzierten Anwendungspool leichter zu erkennen sind. Bei einem kleineren Portfolio wird auch der Wertbeitrag neuer Anwendungen genauer bewertet. Die Existenz eines Rationalisierungsprozesses für Anwendungen führt zu besseren Bewertungen neuer Anwendungen.

Redundante Plattformänderungen

Es ist eine solide IT-Strategie, eine SaaS-Präsenz (Software as a Service) zu Lasten unbefristeter On-Premise-Lizenzen zu erhöhen. Aber die Verlagerung aller Anwendungen von einer Plattform auf eine andere, ohne den Wertbeitrag zu evaluieren, ist eine verschwendete Chance. Da weniger Anwendungen verschoben werden müssen, reduzieren Sie den technischen Workload und stellen ein auf den Wertbeitrag ausgerichtetes SaaS-Portfolio bereit.

Nicht ausgelastete Anwendungen

Der Kauf neuer Anwendungen ist oft der einfachste Weg, das widerspricht jedoch dem Grundgedanken von Rationalisierungsinitiativen. Unternehmen mit erfolgreichen Initiativen zur Anwendungsrationalisierung maximieren den Wertbeitrag vorhandener Anwendungen, bevor sie ihrem Portfolio etwas Neues hinzufügen.

Aufbau eines erfolgreichen Frameworks zur Anwendungsrationalisierung

Führen Sie eine vollständige Bewertung Ihres Anwendungsportfolios durch

Namen und Verantwortliche von Anwendungen bilden die Basis der Portfoliobewertung. Eine Initiative zur Anwendungsrationalisierung wird häufig durch ein bestimmtes Ziel (wie das Entfernen von „ausrangierten“ Apps aus dem Portfolio nach zwei Quartalen) vorangetrieben, das sich auf einen kleinen Teil des Gesamtportfolios konzentriert. Bei einer Basisbewertung des gesamten Portfolios kann es jedoch vorkommen, dass falsch identifizierte Anwendungen (falscher Verantwortlicher, falsche Kennzeichnung von ausrangierten und aktiven Apps usw.) für die aktuelle Initiative von Bedeutung sind. Dies schafft auch die notwendige Grundlage für umfassendere Folgeinitiativen zur Anwendungsrationalisierung.

Die Stakeholder der Geschäftsbereiche beteiligen sich frühzeitig an Initiativen zur Anwendungsrationalisierung, indem sie bei der Portfolioanalyse helfen. Eine Anwendungsliste und eine Datei mit der Zuordnung von Anwendungen zu Servern sind manchmal die einzigen zwei Daten, die der IT-Finanzabteilung zur Verfügung gestellt werden. Diese Daten müssen in einen Kontext gebettet und validiert werden. Wenn die Quelldaten falsch sind, sind die Empfehlungen, die aus einer Initiative zur Anwendungsrationalisierung resultieren, nutzlos. Eine erfolgreiche Initiative zur Rationalisierung von Anwendungen basiert auf genau validierten Daten. Nicht die Finanzabteilung, sondern I&O-Teams sind verantwortlich für die Daten und müssen die Daten aus der Anwendungsliste mit den Betriebsdaten validieren.

Im Rahmen einer Bewertung des Portfolios müssen Anwendungen identifiziert werden, die auf älteren Legacy-Systemen ausgeführt werden und eine spezielle Infrastruktur erfordern. Dieser kontinuierliche Wartungsbedarf bindet Entwicklungsausgaben, die ansonsten zur Ankurbelung von Innovation genutzt werden könnten.

Ein Framework für die Anwendungsbewertung ist abgeschlossen, wenn Folgendes erfüllt ist:

  • Anwendungen sind an Verantwortliche gebunden
  • Anwendungsnamen und Verantwortliche werden mit I/O-Daten validiert
  • Die Legacy-Infrastruktur ist an die von ihr unterstützten Anwendungen gebunden

Der Wertbeitrag wird definiert, wenn Anwendungen:

  • auf Basis ihrer Auswirkungen auf die Geschäftsbereiche und den Bedarf bei Redundanzen bewertet wurden

Definition des Wertbeitrags

Eine erfolgreiche Analyse der Anwendungsrationalisierung unterscheidet zwischen dem Namen einer Anwendung und ihrem Wertbeitrag. Trello ist beispielsweise eine SaaS-basierte Projektmanagement-Software. Eine Initiative zur Anwendungsrationalisierung muss ihren Wertbeitrag definieren („Mit Trello verwalten wir Auftragnehmer, die im Vergleich zu einem Vollzeitmitarbeiter 30 % Einsparungen bei den Arbeitskosten erzielen.“). Diese Werteinschätzung erleichtert die Evaluierung redundanter Funktionen in ähnlichen Anwendungen („Wir haben Trello, aber wir haben auch Überschusslizenzen für Wrike und Nutcache. Einigen wir uns auf einen Standard und rangieren die anderen aus.“).

Redundante Funktionen mit einem soliden Geschäftsszenario sind keine Kandidaten für eine Rationalisierung. Die Verfügbarkeit von Betriebszeiten wirkt sich beispielsweise auf Unternehmen aus, deren Belegschaft mehrere Zeitzonen umfasst. Die Abendstunden in Nordamerika sind in Australien die frühen Morgenstunden, der späte Nachmittag in Japan ist die Nacht in Deutschland. Wenn alle App-Server für ein Unternehmen auf einen Standort rationalisiert werden, hat die I&O ein Wartungsfenster, das in die Kerngeschäftszeiten mindestens einer Region fällt. In diesem Fall besteht möglicherweise ein geschäftlicher Bedarf an redundanten Funktionen.

Berechnung der Gesamtbetriebskosten (TCO) für Anwendungen

Die TCO für Anwendungen müssen die vollständigen Kosten für die Unterstützung und Bereitstellung von Anwendungen bestimmen. Dies umfasst Hauptbucheinträge (GL) sowohl für Lizenzkosten als auch indirekte Kosten für Infrastruktur und Betrieb. Die TCO-Analyse von Anwendungen wirft stets Fragen der Rechtfertigung auf: Wie exakt sind diese Zahlen? Eine erfolgreiche Initiative zur Anwendungsrationalisierung wird eine TCO-Analyse der Anwendungen als fortlaufende Aktivität implementieren. Mit Apptio Cost Transparency bringen unsere Kunden monatliche Betriebs- und Finanzdaten ein, denen sich die IT-Finanzabteilung widmen und die sie mittels Self-Service-Analysen untersuchen kann.

Die TCO-Analyse von Anwendungen muss die Kosten überprüfen, die Treiber dieser Kosten identifizieren und die Projektausgaben für jede Anwendung analysieren.

Die TCO-Analyse von Anwendungen ist unter den folgenden Voraussetzungen vertretbar:

  • Betriebs- und Finanzdaten werden in einem wiederholbaren Prozess aktualisiert
  • Direkte und indirekte Kosten sind inbegriffen
  • Anwendungskosten, Treiber und damit verbundene Projektausgaben werden ermittelt

Der Wertbeitrag wird an die Geschäftsfunktion angepasst, wenn Folgendes gegeben ist:

  • Unternehmen sind an den Unternehmenszielen ausgerichtet
  • Ein Querschnitt von Stakeholdern stimmt den Unternehmenszielen zu
  • Die Auswirkungen einer Umschulung des vorhandenen Personals werden in die Analyse einbezogen

Die Abstimmung von Kosten und Wertbeitrag auf eine Geschäftsfunktion

Die Ausrichtung des Wertbeitrags auf Anwendungen schafft betriebliche Widerstandsfähigkeit. Die Aufgliederung der Anwendungskosten nach Geschäftsfunktion ermittelt Investitionen für die Ausgaben von RTB (Run-the-Business, Betrieb) und GTB (Grow-the-Business, Wachstum). Dies kann jedoch in einer Spaltung resultieren, bei der GTB als einzig wichtige Ausgaben angesehen werden. Die Bereitstellung von Funktionen zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs ist ein wichtiger Aufgabenbereich der IT. Darüber hinaus kommt es zu Widerstand gegen Veränderungen, wenn diese Funktionen als bloße Innovationsbremse abgetan werden. Unternehmen sollten sich darauf vorbereiten, indem sie ihre IT-Ausgaben an den Unternehmenszielen ausrichten und indem sie sich während des Anwendungsrationalisierungsprozesses Unterstützung aus einer breiten Gruppe von Stakeholdern einholen.

Ein Aufruf zur Umsetzung einer Rationalisierungsinitiative für Anwendungen führt häufig zu zusätzlichen Ausgaben. Die Umschulung der Mitarbeiter in einer rationalisierten Anwendung wirkt sich auf die Akzeptanz und die Implementierungskosten aus. Die Ressourcen für die Umschulung müssen identifiziert, geplant und hinsichtlich des Wertbeitrags berücksichtigt werden (z. B.: Ist die Umschulung eine vertretbare Nutzung unserer Schulungsressourcen?).

Qualitative Analyse aller Anwendungen

Einem Teil des Anwendungsportfolios wird zugesprochen, einen quantifizierbaren Wertbeitrag zu liefern. Die Folgefrage: Wie gut unterstützt er diesen Wertbeitrag? Erfolgreiche Initiativen zur Anwendungsrationalisierung adressieren diese Frage.

Die Effektivität des Wertbeitrags von Anwendungen hängt davon ab, wie sie vorhandene Prozesse und Funktionen unterstützen. Ein Unternehmen wählt eine Anwendung aus, die einen vorhandenen Prozess unterstützt oder eine Anwendung nutzt, um den Prozess neu zu definieren (z. B. Vertriebsphasen mit Salesforce SalesCloud). Die entscheidende Frage ist jedoch, wie gut eine Anwendung einen Geschäftsprozess automatisiert. Automatisierung ist die zentrale funktionale Qualität für die Bewertung einer Anwendung.

Eine Initiative zur Anwendungsrationalisierung ermöglicht es Mitarbeitern, ihre eigenen Erfahrungen mit einer Anwendung einzuschätzen. Wenn eine Anwendung schwerfällig ist und eine schlechte User Experience bietet, wirkt sich dies auf die Einstellung und die Bindung mit dem Unternehmen aus.

Technische Einschränkungen müssen im Hinblick auf die Ziele der IT beurteilt werden. Stakeholder möchten möglicherweise die Cloud-Präsenz für IaaS (Infrastructure as a Service) und SaaS erweitern, aber vorhandene Lösungen sind möglicherweise nur On-Premises mit Legacy-Infrastruktur-Support verfügbar. Ohne verfügbares SaaS-Angebot ist die Entscheidung leicht getroffen: Sie bleiben dort, wo Sie waren. Vor der schwierigeren Wahl stehen Sie, wenn die Cloud Optionen bietet, die weiter analysiert werden müssen. Können Sie auf die Sicherheit der Anwendung in der Cloud vertrauen? Vielleicht. Sind Sie so eng mit der IT-Strategie der Cloud verwoben, dass Sie stark in die Modernisierung investieren werden, um sie einzuhalten? Möglicherweise.

Änderungen an Anwendungsportfolios führen zu Änderungen an der Hardware. Ein Push-to-Cloud-Angebot ermöglicht die Neuzuweisung von Servern und Speicher vor Ort. Die Umstellung der Infrastruktur auf die Cloud, ohne die daraus resultierende überschüssige On-Premises-Kapazität neu zu verwenden, ist jedoch eine Verschwendung von Aufwand und Kosten.

Die technische und funktionale Qualität der Anwendungen wird folgendermaßen definiert:

  • Anwendungen werden gemäß ihrer Automatisierung eines Geschäftsprozesses verstanden
  • Das Feedback der Nutzer wird in die Bewertungen einbezogen
  • Technische Einschränkungen werden ermittelt und behoben
  • Freigesetzte Infrastrukturkapazität wird neu zugewiesen

Erfolgskennzahlen definieren

Eine Initiative zur Anwendungsrationalisierung benötigt Kennzahlen, um den Erfolg darzustellen. Mit der Zeit werden Anwendungen mit geringem Wertbeitrag aus dem Portfolio entfernt und neue Anwendungen mit geringem Wertbeitrag werden im Rahmen des Beschaffungsprozesses ausgesondert.

Die IT vermittelt den Erfolg von Initiativen zur Anwendungsrationalisierung mittels folgender Zahlen:

  • Anzahl von Anwendungen, die als Ergebnis der Analyse als ausrangiert eingestuft wurden
  • Anzahl der wiederhergestellten/vermiedenen Softwarelizenzen von ausrangierten Anwendungen
  • Wert von wiederhergestellten/vermiedenen Server- und Speicher-Assets aus ausrangierten Anwendungen (gemessene Aktion aus Entscheidung)
  • Prozentsatz (%) der Reduzierung von Anwendungen im Laufe der Zeit
  • Prozentsatz (%) der Reduzierung von Anwendungen mit überlappenden Funktionen
  • Prozentualer Unterschied (%) zwischen den Kosten pro Instanz für Prod- und Nicht-Prod-Instanzen
  • Prozentsatz (%) der Reduzierung der Gesamtbetriebskosten im Laufe der Zeit (bessere Preisgestaltung, schlankere Infrastruktur)
  • Die Wertänderung von On-Premises-Anwendungen, die auf SaaS umgestellt wurden

Initiativen zur Anwendungsrationalisierung ermitteln vorhandene Anwendungsausgaben und liefern Analysen, wie diese Ausgaben effektiver eingesetzt werden können. Die IT dient der Unterstützung der Geschäftsbereiche und ein Anwendungsportfolio muss aus dieser Perspektive überprüft werden. Wertbeitrag, funktionale und technische Qualität, Redundanz in den Fähigkeiten: Dies sind Bewertungskriterien, die auf dem Geschäft basieren, nicht auf der Technologie. Erfolgreiche Initiativen zur Anwendungsrationalisierung erfassen monatliche finanzielle und betriebliche Daten, bieten Self-Service-Analysen der TCO von Anwendungen und fördern effektivere wertbeitragsorientierte Anwendungsausgaben.

The Definitive Framework for Application Rationalization thumb

Das ultimative Framework für die Anwendungsrationalisierung

Das ultimative Framework für die Anwendungsrationalisierung bietet Anleitungen mit Vorschriftcharakter zur Identifizierung und Entfernung redundanter Anwendungen. Verwenden Sie einen 6-Phasen-Ansatz, um Anwendungen zu reduzieren und Einsparungen in gewinnbringendere Bereiche zu investieren.